Loma-aika on huijareille otollinen hetki. Kun organisaatioissa on poikkeusjärjestelyjä, sijaisuuksia ja normaalia vähemmän tuttuja silmäpareja tarkistamassa laskuja, riski kasvaa. Juuri silloin liikkeellä on viestejä, jotka näyttävät asiallisilta – mutta eivät kuulu teille lainkaan.
IPR-asioihin liittyvät huijauslaskut eivät ole uusi ilmiö, mutta niiden määrä ja uskottavuus ovat kasvaneet. Taustalla on yksinkertainen syy: tavaramerkki-, malli- ja patenttihakemuksiin liittyvät tiedot ovat suurelta osin julkisia. Tämä mahdollistaa sen, että ulkopuoliset toimijat voivat kohdentaa viestejä yrityksille oikeaan aikaan ja oikealla sisällöllä.
Viestit ovat usein huolellisesti rakennettuja. Ne voivat sisältää viranomaisilta tuttuja termejä, logoja ja jopa oikeiden henkilöiden nimiä. Ulkoasultaan ne muistuttavat virallista laskua tai maksupyyntöä, vaikka kyse on tyypillisesti palvelusta, jota ei ole tilattu eikä tarvita. Jos maksupyyntö saapuu yllättäen ja näyttää tulevan viranomaiselta, siihen on syytä suhtautua erityisen varovaisesti. Esimerkiksi EUIPO on julkaissut käytössään olevat tilinumerot omilla sivuillaan ja painottaa, ettei koskaan käytä QR-koodeja tai pikalinkkejä omissa maksuprosesseissaan.
Mistä huijauksen tunnistaa?
Käytännössä epäily herää usein pienistä yksityiskohdista. Lähettäjän sähköpostiosoite ei aivan täsmää, pankkitili on ulkomainen tai maksua pyydetään poikkeuksellisella kiireellä. Viestin ydinviesti on silti sama: maksamalla hoidat asian kuntoon. Juuri tähän kiireen ja varmuuden yhdistelmään huijaukset nojaavat.
Loma-aikana korostuu ennakoinnin merkitys. Organisaatiossa on hyvä sopia selkeästi, kuka käsittelee IPR-laskuja ja millä periaatteilla niitä hyväksytään. Samalla kannattaa varmistaa, että sijaisilla on riittävä tieto siitä, mitä palveluja yritys todella käyttää – ja mitkä viestit voi turvallisesti sivuuttaa.
Jos epävarmuutta syntyy, tärkeintä on pysähtyä. Viestiä ei kannata käsitellä sen omien linkkien tai yhteystietojen kautta, vaan asia on hyvä varmistaa tutun kumppanin tai oman organisaation kautta.
Epäilyttävä viesti? Näin toimit
Me Berggrenillä tarkistamme säännöllisesti asiakkaidemme puolesta epäilyttäviä IPR-laskuja ja -viestejä. Useimmiten kyse on nopeasti tunnistettavissa olevasta huijauksesta, mutta joskus tilanne vaatii tarkempaa selvitystä. Epäilyttävän viestin voi aina lähettää meille arvioitavaksi, autamme mielellämme.
Lisätietoa ja esimerkkejä harhaanjohtavista laskuista löytyy myös viranomaisten sivuilta:
Loma saa olla huoleton myös taloushallinnon näkökulmasta. Kun perusasiat ovat kunnossa ja epäselvät viestit tarkistetaan, turhat laskut jäävät maksamatta.